Czego pragną handlowcy od systemu CRM?

Zadanie sobie takiego pytania przed lub podczas wdrożenia CRMa jest samo w sobie dużym sukcesem, bo oznacza, że decydenci wiedzą, że robią narzędzie w którym handlowiec będzie pracował kilka godzin dziennie, a nie próbują przenieść cotygodniowego raportu w xls do systemu IT. W dużej części przypadków jest o tyle łatwiej, że w przeciwieństwie do Mela Gibsona, który w filmie o podobnie brzmiącym tytule próbował kobiecych produktów aby zrozumieć obcy mu punkt widzenia – Dyrektorzy Handlowi bardzo często przez wiele lat sami pracowali jako handlowcy i wiedzą na czym ta praca polega. Oczywiście jak wiadomo punkt widzenia zależy od punktu siedzenia więc bardzo często osoby zarządzające zespołem podczas przymiarki do usprawnienia procesu sprzedaży patrzą na wdrożenie systemu i związane z nim wymagania głównie ze swojej perspektywy – skupiają się więc często, co oczywiste, na raportowaniu i kontroli.

Handlowiec chciałby żeby CRM pomagał w pracy

Odtwórcze raportowanie na końcu dnia jest jedną z najczęstszych przyczyn problemów z wdrożeniem systemu. System musi przede wszystkim pomagać sprzedawać, a nie utrudniać ten proces sprowadzając handlowca do „mechanizmu raportowania”, który z tyłu głowy ma przeświadczenie ciągłej inwigilacji. Bardzo często jesteśmy pytani  „ile kosztuje podstawowe wdrożenie CRMa”. A tu należy sobie zadać pytanie „czym jest podstawowe wdrożenie CRMa?”, a odpowiedź w cale nie jest taka łatwa jak mogłoby się wydawać. Wielu managerów początkowo uznaje CRMa jako alternatywę dla legendarnego „kalendarza”, z którym handlowiec się nie rozstaje, który jest jego największą tajemnicą, a często jego „hakiem” na firmę, bo jak handlowiec odejdzie, to razem z jego kalendarzem… Tymczasem funkcje CRMa pozwalające uporządkowanie informacji o osobach kontaktowych u kontrahenta, na monitorowanie wizyt handlowych, czy też zapisywanie innych „notowalnych” danych dotyczących kooperacji nie mają w sobie dla handlowca większej wartości. Wszystko co jest do zanotowania handlowiec ma już gdzieś zanotowane, więc wdrażanie systemu tylko dla tych danych pomaga być może firmie, ale nie handlowcowi.

Handlowiec chciałby tego samego czego pragnie większość z nas. Dużo zarobić, ale się przy tym nie narobić.. 😉 A tak poważniej, to żyjemy w czasach w których najważniejszym dobrem jest czas, którego ciągle i na wszytko brakuje. Dlatego szukając dobrego wdrożenia CRM należy zastanowić się nad tym na jakie procesy handlowiec poświęca dużo czasu i w jaki sposób można mu ten czas pomóc odzyskać. Przykładów oszczędzania czasu przez dobry system CRM może być wiele, ale jeśli mielibyśmy wyliczyć najistotniejsze „przepalacze czasu” to można by wymienić między innymi:

  • maile – choć trudno w to uwierzyć często te same maile na ten sam temat piszemy za każdym razem od nowa. Napisanie maila podczas wysyłki oferty to kilka do kilkunastu minut pracy – prosty mechanizm używania gotowych formatek maili jest w stanie oszczędzić handlowcowi kilka godzin tygodniowo.
  • przygotowywanie oferty – oczywiście w wypadku produkcji dedytkowanego systemu IT, albo wyceny produkcji skomplikowanej maszyny do produkcji „bulbulatora” to złożony proces sam w sobie, który potrafi trwać wiele dni. Jednak w wypadku prac handlowca ofertującego określony asortyment z cennika, albo stojącego przy półce i wypisującego ręcznie na kartce zamówienie, które potem ktoś przepisze do systemu (klient albo sam handlowiec, ewentualnie ktoś w centrali firmy jeśli handlowiec wyśle zamówienie faksem) można oszczędzić mnóstwo czasu. Kto z nas nie zna kogoś, kto zanim zabierze się za zrobienie oferty to musi nastawić się mentalnie idąc na kawę do kuchni, potem otwiera formularz arkusza kalkulacyjnego i klika, następnie pisze maila z prośbą o akceptację rabatów, po akcepcie drukuje xls do pdfa, a następnie skrobie maila i wysyła ofertę. Dobry system CRM jest w stanie zautomatyzować te czynności (wszystkie łącznie z akceptacją kierownika) tak, że przygotowanie i wysłanie oferty trwa kilka minut – i właśnie takiego wdrożenia chcieliby handlowcy
  • raportowanie pipelinu – bardzo często wdrożenie CRM służącego za notatnik nie poprawia sytuacji w jednej z największych udręk handlowca – cotygodniowym raportowaniu. Sprzedaż sobie, raportowanie sobie.. a może być zupełnie inaczej. O ile lepiej byłoby nie tracić kilku godzin co poniedziałek na przygotowanie zestawień i raportu na odprawę? Dobry system CRM jest w stanie na podstawie danych wprowadzonych przez handlowca w procesie sprzedaży przygotować dokładne prognozy sprzedaży (optymistyczne, pesymistyczne, realistyczne). Ale nie handlowcowi, a Dyrektorowi Sprzedaży, który może taki będący niewątpliwie częścią administracji sprzedaży raport wygenerować sam w dowolnym momencie zostawiając handlowcowi czas na to w czym jest dobry – na sprzedawanie.