System Elektronicznego Obiegu Dokumentów i integracja back office dla międzynarodowej sieci handlowej

O kliencie:

Przy tym projekcie pracowaliśmy z wiodącą międzynarodową siecią handlową, działającą w ponad 45 krajach na całym świecie. Obecny system obiegu dokumentów klienta nie sprawdzał się przy obsługiwaniu wielu franczyz jednocześnie, wymagał mnóstwo pracy ręcznej od pracowników i obniżał ich produktywność. 

Opis projektu:

Stary system optycznego rozpoznawania znaków (OCR) klienta charakteryzował się niską precyzją, co prowadziło do częstych błędów podczas skanowania. Pracownicy musieli ręcznie nanosić poprawki, co znacznie spowalniało zarządzanie dokumentacją. Dodatkowo, obecny system nie był w stanie obsłużyć różnych rodzajów faktur, więc każdy rodzaj wymagał osobno instancjonowanego systemu, generując wysokie koszty operacyjne i blokując rozwój firmy.

Technologia OCR używana jest do konwersji skanów i zdjęć na formaty łatwe w edycji i przeglądaniu. Systemy OCR mogą rozpoznawać i interpretować litery i znaki na drukowanych dokumentach, a następnie zamieniać je na format cyfrowy, co ułatwia przechowywanie informacji. Problemy z systemem OCR mogą mieć poważne konsekwencje dla biznesu:

  • Nieprecyzyjne dane: niskiej jakości system OCR może nieprawidłowo interpretować dane, powodując błędy i nieścisłości. Przykładowo, jeżeli skan faktury zostanie błędnie odczytany, może to prowadzić do błędów w księgowości i potencjalnych problemów.
  • Obniżona wydajność: jeżeli system OCR nie działa wydajnie, może spowalniać procesy biznesowe zależne od niego. Dotyczy to wprowadzania danych, zarządzania dokumentami i wszelkich innych procesów, które zależą od precyzyjnych informacji zebranych ze skanowanych materiałów.
  • Zwiększone koszty operacyjne: jeśli system OCR ciągle popełnia błędy, będzie wymagał dużo dodatkowej ręcznej pracy w celu ich korekty, co prowadzi do wyższych kosztów.

Nasza propozycja:

Korzystając z platformy Salesforce, opracowaliśmy wysoce precyzyjny system zarządzania i rozpoznawania dokumentów, zintegrowany z technologią OCR. Nasze innowacyjne rozwiązanie zostało również bezproblemowo zintegrowane z istniejącymi systemami CDN XL i SAP klienta, zapewniając płynną pracę.

System został stworzony do obsługi setek tysięcy faktur różnych rodzajów, bez potrzeby instancjonowania, co pozwoliło zaoszczędzić mnóstwo czasu i kosztów. Co więcej, każda faktura była automatycznie archiwizowana w celu utrzymania porządku w dokumentacji.

Jednym z głównych elementów nowego systemu była funkcja “Cost Approval”, która dokładnie weryfikuje każdy wydatek przed wysłaniem go do księgowości, optymalizując zarządzanie kosztami. Ponadto nowe faktury były tworzone automatycznie przed każdym zakupem, wymagając tylko potwierdzenia, bez ręcznej i długiej weryfikacji. 

Na prośbę klienta stworzyliśmy dodatkowy moduł zarządzania fakturami i płatnościami B2B. Ta dodatkowa funkcja wymagała odpowiedniego upoważnienia do dostępu w celu utrzymania poufności wynagrodzeń pracowników B2B, co zwiększało prywatność danych i bezpieczeństwo.

Rezultaty:

Nowy System Elektronicznego Obiegu Dokumentów oparty na platformie Salesforce okazał się przełomowy dla naszego klienta. Nie tylko znacząco zmniejszył ilość pracy ręcznej przy obsłudze dokumentów przez system OCR, ale także znacznie poprawił jakość skanów. Teraz, klient mógł bez problemu przetwarzać i archiwizować duże ilości faktur, lepiej kontrował bieżące wydatki, a firma zoptymalizowała zarządzanie kosztami. W połączeniu z dodatkowym modułem B2B nasze rozwiązanie było kompleksowym podejściem do automatyzacji i optymalizacji operacji klienta — a wszystko w ramach jednej, łatwej w obsłudze platformy.

This post is also available in: English (angielski)