Temat: Pomoc fundacji Sempre a Frente poprzez wdrożenie Salesforce oraz pozyskanie licencji dla NGO

Opis organizacji: 

Fundacja Sempre a Frente od 2010 roku działa w obszarze profilaktyki i edukacji dzieci i młodzieży. Fundacja prowadzi w Lublinie między innymi Świetlicę Kowalska 3 dla dzieci ze Starego Miasta i Śródmieścia oraz Ośrodek Wsparcia Młodzieży Przystanek Sempre przy ulicy Lubartowskiej, w których odbywają się codziennie zajęcia dla dzieci i młodzieży.

Jak zaczęła się współpraca?

W zeszłym roku (2020) podczas pierwszej fali pandemii, braliśmy udział we wspanialej inicjatywie „Wsparcie dla szpitala”, która odniosła ogromy sukces i pomogła wielu polskim szpitalom otrzymać potrzebne wsparcie od darczyńców. W związku z tym jako firma odpowiedziala społecznie, chcieliśmy nadal pomagać innym, którzy w tym trudnym czasie, jakim jest pandemia COVID-19, potrzebują wsparcia. Dlatego ruszyliśmy z programem, w którym dowolna firma mogła zgłosić się do nas, aby uzyskać darmowe wdrożenie Salesforce, które wykorzystałaby do pomocy innym. Taką organizacją okazała się fundacja Sempre a Frente, która swoją codzienną pracą, pomaga dzieciom i młodzieży. Naszym źródłem informacji nt. fundacji była strona https://www.techtotherescue.org/tech. Postanowiliśmy skontatkować się z fundacją, aby zaproponować współpracę, na którą Sempre a Frente przystało i postanowliśmy działać. Dzięki tej współpracy mogliśmy wesprzeć działania fundacji, a jednocześnie rozwinąć umiejętności naszych pracowników i przygotować ich do kolejnych projektów, w których będą uczestniczyli.

Jak wyglądał proces? 

Cały proces trwał kilka miesięcy na przełomie roku. Wstępne rozmowy rozpoczęliśmy już w październiku 2020, a ostatecznie projekt zakończyliśmy w lutym 2021. Po pierwszych spotkaniach online odbyło się discovery, w którym zaprezentowaliśmy sytem, a następnie odbyły się do warsztaty. Ustaleniom ogólnego zakresu, towarzyszyło rozpisanie funkcjonalności i przygotowanie wstępnej dokumentacji. W ramach kolejnych działań utworzony został backlog wraz z konkretnymi zadaniami.  Po uruchomieniu przez Salesforce darmowych licencji w ramach Non Profit Cloud, przeszliśmy do prac programistycznych, w trakcie których dochodziło do rozmów i bieżących zmian. Pod koniec projektu przekazaliśmy pracownikom fundacji dostępy do środowiska testowego, a po szkoleniu do produkcyjnego.

Wyzwanie:

Fundacja chciała uporządkować swoje informacje w jednym systemie. Przed wdrożeniem CRM, korzystali z powszechnie znanych metod jak excel czy własne notatki, gromadzone w różnych miejscach, które w żaden sposób nie były synchronizowane. Do tej pory dostęp do informacji był ograniczony, a zależało im, aby każdy pracownik, mógł swobodnie z tych informacji korzystać i je aktualizować. Spośród zgłoszonych wyzwań, fundacja chciała zebrać w jednym miejscu takie funkcjonalności jak:

  • Fundraising – zbieranie darowizn i kontaktów do darczyńców,  automatyzacja wysyłania im materiałów o fundacji, organizowanie kampanii marketingowych i pikników, automatyzacja zbierania wpłat od darczyńców. 
  • Obsługa wolontariuszy – obsługa długoterminowych i krótkoterminowych projektów wolontariackich,  prowadzenie rekrutacji przyjeżdżających wolontariuszy i organizowanie im pobytu (uproszczone  procesy i statusy), ewaluacja projektów przez wolontariuszy, spotkania z wolontariuszami oraz wewnętrzne spotkania fundacji.
  • Prowadzenie projektów – ułatwienie zbierania informacji niezbędnych do uzyskania dofinansowania na projekty oraz planowanie budżetu na projekty.
  • Obsługa zajęć organizowanych w przystanku Sempre w Świetlicy Kowalska 3 – pozyskiwanie uczestników zajęć terapeutycznych i ich rekrutacja do programu, ochrona danych wrażliwych uczestników, prowadzenie zajęć, sprawdzanie list obecności, raportowanie postępów uczestników. 
  • Miejsca na wypady – odwiedzane miejsca, zapisywanie odwiedzin w danym miejscu i wrażeń z niego oraz dorzucanie linku folderu ze zdjęciami.
  • Telefon zaufania – anonimowe bazy tematów rozmów przeprowadzanych w ramach Telefonu Zaufania z anonimowymi osobami.

Rozwiązanie:

Założenie fundacji systemu CRM na platformie Salesforce pozwoliło na sprostaniu oczekiwań przez nich postawionych oraz zaproponowanie dodatkowych rozwiązań, które na bazie naszego wieloletniego doświadczenia mogliśmy rozpoznać i dodatkowo wdrożyć w ramach współpracy. W ramach projektu wykorzystaliśmy i stworzyliśmy następujące narzędzia:

  • Paczka Non-Profit Success Pack (NPSP) i Non-Profit Cloud.
  • Aplikacja wolontariat – przypisanie wolontariusza do projektu, po udanej rekrutacji
  • Kalendarz umożliwiający łączenie go z organizacjami
  • Formularze dla zgłaszających się przez stronę wolontariuszy i uczestników zajęć.
  • Szablony maili
  • Rozbudowane pole Adresy – w ten sposób, fundacja ma informacje o danych dotyczących tymczasowego zakwaterowania w kraju (m.in. daty pobytu) w celu zarządzania miejscami pobytu wolontariuszy.
  • Obiekt spotkania do zapisywania szczegółowych informacji ze spotkań.
  • Integracja z PayU.
  • Użycie dwuskładnikowego uwierzytelniania i skrócenie czasu sesji w celu ochrony danych.

Korzyści:

Poprzez wdrożenie Salesforce, fundacja zyskała miejsce, w którym może zbierać wszystkie potrzebne informacje i zarządzać tymi danymi w sposób przejrzysty i zorganizowany. Każdy pracownik, ma dostęp do potrzebnych mu informacji. Dodatkowo fundacja zyskała:

  • CRM z darmowymi licencjami na rok z możliwością przedłużenia (domyślnie w nieskończoność),
  • uporządkowanie wielu niepowiązanych procesów,
  • możliwość łatwego gromadzenia danych przekazanych przez darczyńców.

O współpracy: 

“Dzięki współpracy między Clorce i fundacją, Sempre a frente dostaje bardzo nowoczesne narzędzie skupiające dużą część ich procesów w jednym miejscu. Clorce uzyskało świetne miejsce do rozwoju miękkich i technicznych umiejętności swoich pracowników.” 

               –    Mateusz Świerczyński – Konsultant Salesforce w Clorce Solutions

“We współpracy z Clorce cenimy bardzo sprawną komunikację – dużo wysiłku włożonego w przełumaczenie nam na ludzki język zawiłości systemu CRM. Zespół cechuje spersonalizowane podejście i gotowość zrozumienia specyfiki naszej pracy oraz odpowiadanie na nasze potrzeby i elastyczność w wypracowywaniu rozwiązań adekwatnych do naszych problemów. Clorce posiada otwartą i przyjazną atmosferę pracy widoczną w zespole, która  przekłada się na relację z nami.

Gotowość do bezinteresownej pomocy w sytuacjach trudnych, jak również wsparcie procesu pozyskania bezpłatnej licencji Salesforce dla NGO oraz wdrażania gotowego produktu pokazuje pełne zaangażoanie w pracę. Podsumowując jesteśmy bardzo zadowoleni ze współpracy z Clorce Solutions, a wprowadzenie systemu CRM do Fundacji zdecydowanie ułatwi, usprawni i polepszy jakość pracy w naszym zespole.”

               –    Aleksandra Kulik – Prezeska Zarządu Fundacji Sempre a Frente

This post is also available in: English (angielski)